Az előző blog cikkemben bemutattam, hogy milyen dimenziókat érdemes vizsgálni, mikor a szervezetek elkezdik újradefiniálni magukat, megtalálni az új normális működésüket a világjárványból kifelé jövet. Ebben a cikkben az új szervezeti normák,  hibrid működés kialakításának egy lehetséges folyamatát mutatom be, melyet minden esetben a szervezet igényeire, elvárásaira és megélt tapasztalataira kell szabni.

Az átalakulás folyamatának 3 fő lépése:

1. Feltérképezés és diagnosztika: mit tapasztaltunk, tanultunk a covid alatt és mi az, amit hiányolunk a korábbi működésből.
2. Hibrid terv, azaz az új normális működés pillérjeinek definiálása.
3. Megvalósítási terv: a változás sikerének záloga. Ha már tudjuk, hogyan szeretnénk hosszú távon működni, mit várnak el a különböző szervezeti érdekcsoportok, részletesen ki kell dolgozni a kivitelezés és kommunikáció akciótervét a vállalat tagjainak aktív részvételére építve.

Ahhoz, hogy az új normálisnak tekintett hibrid működést valóssá, elfogadottá és megéltté tegyük a Szervezeti Színház módszertanának alappillérjeit minden egyes lépésnél be kell építenünk a siker érdekében.

1. Érzelmi biztonság: van idő és hely megélni és szembenézni a fenntartásokkal, a félelmekkel, a véleménykülönbséggel, a hibákkal és a sérülékenység felvállalásával.
2. Bevonás: alulról építkezve tervezzük meg az új normalitást, hibrid működést – nem csak a vezetőknek lehet igaza, a szervezet tagjai megadott fórumokon, nem pedig csak pletykák, elégedetlenség formájában hallathatják a hangjukat. „Figyelnek rám, meghallanak, elmondhatom, amit gondolok” – érzés kialakítása a dolgozókban.
3. Csapatfókusz: A csoport a kiinduló pont, nem az egyén. Csoporthoz való tartozás erősítése, a nem vagyok egyedül érzés erősítése – a csoport megtart, ha nehéz helyzetbe kerülök.
4. Jéghegy modell alkalmazása: A szervezetben lévő láthatatlan rész felszínre hozása, ami az üzleti siker 75%-át határozza meg.
5. Transzparencia: átlátható, követhető, nem cukormázas, hanem valós és autentikus kommunikáció.
6. Aktív részvétel: tréningek, workshopok, gyakorlati, akár online programok kidolgozása a szervezet dolgozóinak aktív részvételéért, hogy az új hibrid működés, ne csak egy felülről jövő kezdeményezés legyen, hanem a szervezet tagjai maguk töltsék meg tartalommal, és erősítsék egymásban az új működési mechanizmusokat.

Ezek a módszertani pillérek biztosítják, hogy a szervezetben az érzelmi intelligencia is be legyen kapcsolva, és ebből dolgozzuk ki az akcióterveket. Ha ez az egyensúly megszületik az EQ és az IQ között, akkor nem bénul le a szervezet, hanem képes tovább működni. Akár csak egy felvásárlás vagy más instabil vállalati krízishelyzet esetén, melyhez kapcsolódó korábbi esettanulmányunkat itt éred el.

Az új szervezeti normák, hibrid működés kialakításának lépései közben az alábbi szempontokra érdemes figyelni:

1. Feltérképezés és diagnosztika:

Ne feledjük, hogy a régi működési modell az alapja az új működési modellnek. A következő kérdéseket –  a teljesség igénye nélkül – érdemes körbejárni a munkavállalókkal, vezetőkkel és a top menedzsmenttel. A hatékony információgyűjtéshez nem elég csupán racionális kérdéseket feltenni, a jobb és bal agyféltekét folyamatosan bekapcsolva kell tartani, hogy a felszín alatt rejlő érzelmek is láthatóvá, kiértékelhetővé váljanak (lásd jéghegy modell).

• Mik voltak a legmeghatározóbb munkavállalói élmények az elmúlt időszakban?
• Hogyan, mikor és hol végezték el a munkájukat a szervezet dolgozói?
• Milyen volt az együttműködési szint csapaton belül és a csapatok között?
• Milyen új működéseket alakítottak ki a csapatok, mi változott?
• Mi az, amit hiányolnak a mostani működésből, és korábban megkaptak?
• Milyen lenne az ideális otthon és irodai munkavégzés aránya, mi legyen az új hibrid módszer?
• Mikor és hogyan használnák hatékonyan az irodát a hibrid működés során? Munkaadói és munkavállalói oldalról is meg kell nézni.
• Milyen digitális eszközök segítették a munkájukat és melyek azok, amik még hatékonyabbá tehetnék a munkavégzést?
• Mik a szervezeti célok rövid és középtávon?

2. Hibrid terv kialakítása – az új normális működési terv: 

Az új normális munkamódszerek pillérjeinek kialakítása a feltérképezés során gyűjtött információk és adatok alapján. Bevonás – véleményezés – ötletelés – validálás folyamata egy meghatározott munkavállalói csoporttal közösen.

• Szervezeti purpose (szándék) és értékek újraértelmezése a hibrid/ új normális működésben.
• Új viselkedési formák feltárása, melyek növelik az elkötelezettséget és a teljesítményt a hibrid/ új normális működésben.
• Vezetői fejlesztés: mindset change alappillérjei.
• Az új munkamódszer pillérjeinek megtervezése, pl. irodahasználat.
• Új munkavállalói élmény pillérjeinek definiálása, az akár online onboarding folyamattól kezdve.

3. Megvalósítási terv kidolgozása:

Élményszerű és részletesen kidolgozott végrehajtás agilis szemlélettel. Vezető-munkavállaló és csoport-egyén-szervezet szintekre lebontva. Követendő vezetői-munkavállalói- csoport példák és aktív hírvivői hálózat kialakítása. Kommunikáció, kommunikáció és még egy kis kommunikáció.

A hibrid szervezeti működés kialakítása, elfogadtatása és üzletileg sikeres működtetése nem tisztán racionális folyamat. Ahhoz, hogy a szervezet tagjai magukénak érezzék, és megvalósítsák a változás egyes lépéseit, fontos az érzelmek felszínre hozása és a szervezeti EQ aktivizálása. Ebben segít a Szervezeti Színház a konkrét projektek megvalósításakor. Biztosan működő recept vagy case study, még nem született senki tollából, hisz még csak a változás közepén járunk. Azonban már számtalan instabil krízishelyzetben, munkavállalói élményfejlesztésben, új struktúra elfogadtatásában vagy épp munkavállalói elkötelezettség növelésében segítettük ügyfeleinket, akik ezáltal javították üzleti eredményeiket.  Ismerd meg jobban módszertanunkat esettanulmányainkból!

Ha pedig szeretnél segítséget kapni a rád váró szervezeti változások sikeres megvalósításához, akkor kérd egyéni konzultációnkat!

A Gondold újra, és gombold újra a szervezetet a pandémia után! bejegyzés először Szervezeti Színház – szervezetfejlesztés az EQ bekapcsolásával-én jelent meg.

A Te céged elég erős ehhez?

Azok a szervezetek, akik azt hiszik, a járvány után egy huszárvágással visszatérhetnek a régi működésükhöz, vesztes stratégiát követnek.

Akik arra apellálnak, hogy a Covid alatti változásokat egy az egyben fenntartják, ha vége ennek a helyzetnek, azok is tévednek. A kikényszerített változások nagy részét az adrenalin hajtotta előre, és nem gondos tervezés ösztönözte. Ezek a hősies erőfeszítések nem tarthatók fent hosszú távon. Rengeteg ember erőn felül dolgozik, a kiégési és a fáradtsági szint hatalmas. Szerinted ez normális?

A félelem és bizonytalanságok közepette a szervezetek csökkentették a bürokráciát, felruháztak egyes vezetőket hatalmas felelősséggel, amit nem teszteltek korábban. A legtöbb vezetőnek van egy radikális, de pozitív története, hogyan működik másképp, milyen más működést talált ki ebben a helyzetben. A pandémia megmutatta jó pár szervezetnek, hogyan tudnak jobban, gyorsabban, agilisebben és alkalmazkodóbban működni.

Az egyik európai bankban a vezetők rájöttek, hogy a karanténba kerülők és az otthon tartózkodók hatalmas kockázatot jelentenek a vállalat számára, mivel a banki alapszolgáltatásaikat eddig nem optimalizálták online ügyintézésre. Azok az ügyfelek, akik eddig személyesen bejöttek volna ügyet intézni a bankfiókba, most valószínűleg egy jobb digitális megoldásokkal rendelkező bankokhoz mennek át. A bank extra sebességre kapcsolt, és mindössze nyolc hét alatt teljesen megújította online felületeit és szolgáltatásait. A járvány előtt úgy vélték, egy ilyen fejlesztés évekbe telik. Amikor viszont látták, hogy üzletileg milyen kritikus a helyzet, rekordidő alatt szállították a digitális megoldásokat. De vajon tényleg sikersztorinak élték ezt meg belülről a dolgozók is? (https://www.mckinsey.com/business-functions/organization/our-insights/how-covid-19-is-redefining-the-next-normal-operating-model)

A jelenlegi válsághelyzet vissza fog húzódni. Nem lehet pontosan tudni, hogy ez mikor következik be, és a helyreállítás milyen formát fog ölteni. Vállalatvezetőként viszont nem kerülhető ki a kérdés.

Belegondoltál már, milyen lesz az „új normális” működés, és mit kell előre tenni ennek kialakításáért?

Fontos a régi támpillérekre építve és a világjárvány alatt tanultakat értékelve újradefiniálni, hogy melyek lesznek az új szervezeti normák. Megnézni, az új lehetséges normák hogyan támogatják a szervezet létezésének miértjét, azaz a szervezeti szándékot (purpose-t), ami a szervezeti növekedés és eredményesség motorja. Ezt nem elég vezetői szinten papírra vetni, megtervezni és a kivitelezését végig nyomni. Munkavállalói élménnyé kell alakítani, bevonva a dolgozókat a megalkotásba és a mindennapi gyakorlatba való átültetésébe is. Ezután fogják tudni ők maguk kifelé hitelesen képviselni mindezt.

Van már ötlet, hogyan indultok el az új irányba, vagy még csak a költségracionalizálásnál tartatok?

A hibrid működés kialakításához vezetőként szervezeti szempontból 3 dimenzió mentén érdemes vizsgálni a világjárvány hatásait:

1. Hogyan hatott a szervezeti identitásunkra?
2. Hogyan változott a működésünk?
3. Hogyan tudunk (újra) növekedni?

1. Hogyan hatott a Covid okozta helyzet a szervezeti identitásunkra?

Kutatások bizonyítják, hogy a Covid alatt könnyebb dolguk volt azoknak a vállalatoknak, ahol a járvány előtt világosan meghatározott és a munkavállalók által ténylegesen megélt szervezeti szándék (purpose) volt jelen. Gyorsabban és agilisabban tudták megtalálni a legkritikusabb üzleti fókuszaikat, hatékonyabban tudtak döntést hozni, és az üzleti sikerüket megtartani. Miért?

A jól meghatározott szervezeti szándék (purpose) a mindennapi működés szerves része, a munkavállalók azonosulnak vele, a szervezeti együttműködésben, az ügyfélkiszolgálásban, emberi interakciókban folyamatosan jelen van – a jéghegy láthatatlan részét is áthatja. Kik is vagyunk, és milyen értéket teremtünk? Mind a munkavállalók, mind az ügyfelek tudják a választ, és a vállalati vízió, nem csak egy falra írt mondat, valódi tartalommal van megtöltve.

Egy ilyen bizonytalan helyzetben, mint a Covid, egy jól beágyazott szervezeti szándék (purpose) kapaszkodót ad. Ha van mibe kapaszkodni, sőt még osztozni is tudunk benne másokkal, akkor nem vagyunk egyedül. Ez érzelmi biztonságot nyújt a szervezethez tartozóknak, ami elengedhetetlen egy ilyen magányos, túlterhelt, félelemmel teli időszakban. Így tudnak távolról is, kizárólag online is kapcsolódni a vállalathoz mind a munkavállalók, mind az ügyfelek, mind a beszállítók – az érzelmi biztonság a lojalitás alapja.

A szervezeti kultúra virágzó időkben láthatatlan, de válsághelyzetben – lásd pandémia – a jelenléte vagy épp a hiánya egyértelműen megmutatkozik a kollektív viselkedésben. Egy erős szervezeti kultúra segít a vállalatot összetartani, irányt találni, döntést hozni és elvégezni a feladatokat, a hiánya viszont tehetetlenséghez, zavartsághoz, sőt bizalmatlansághoz vezet.

Az „új normális” működés meghatározásához elengedhetetlen a vállalati szándékot, értékeket és a kultúrát újravizsgálni, mivel az üzleti sikerek 75 százalékát a jéghegy láthatatlan része határozza meg.

2. Hogyan változott a szervezeti működésünk?

A koronavírus sok szervezetet rákényszerített az apró lépések tesztelésére, a gyors, agilis döntéshozatalra, és arra, hogy bízzanak a tehetségek tudásában. Ugyanis a korábbi bevett megközelítések kudarcot vallottak az ügyfélkiszolgálásban, a beszállítókkal való munka során vagy épp a munkavállalók együttműködésében.

A hibrid szervezeti működés kialakításához az alábbi területek változásait kell megvizsgálni:

• a döntéshozatali folyamatot,
• milyen új vezetői képeségekre van szükség,
• otthoni és irodai munkavégzés hatékony aránya,
• munkavállalói tapasztalatok kiértékelése,
• legjobb együttműködési formák összegyűjtése,
• leghatékonyabb struktúra és feladatelosztás,
• optimális irodahasználat mértéke,
• digitális munkavégzés fejlesztése.

3. Hogyan tud a szervezetünk (újra) növekedni?

Te tudod már a fenti kérdésekre a választ? Akkor jó úton jársz! Nekiláthatsz meghatározni,  mi lesz az új normális működés, és melyek lehetnek a növekedés irányai. Kidolgozhatod az akcióterveket, melyekkel az új hibrid működés a munkavállalói élmény része lesz.

Ha érdekel, hogyan zajlik a hibrid működés kialakításának folyamata, és mire érdemes odafigyelni, akkor olvasd el cikkünk második részét is ide kattintva!

Ha elég erősnek érzed magad, hogy elé menj a szervezeti változásoknak, és szeretnél segítséget kapni a rád váró feladatok sikeres megvalósításához, akkor kérd egyéni konzultációnkat !

A Minek nevezzelek? Hibrid, avagy új szervezeti normák a világjárvány után bejegyzés először Szervezeti Színház – szervezetfejlesztés az EQ bekapcsolásával-én jelent meg.